Vereinsportal – Handbuch für Vereine und Clubs

Sportjahr 2026/2027 · Stand: Version 0.190

Dieses Handbuch beschreibt, was das Vereinsportal der Sektion Bowling im WKBV kann und wie die einzelnen Seiten bedient werden. Es richtet sich an Vereinssportwarte, Clubsportwarte und alle, die im Portal Meldungen abgeben.

Diese Anleitung steht auch im Portal selbst: über Hilfe rechts oben – vor der Anmeldung in der Kopfzeile, danach rechts in der Menüleiste. Der Link dorthin steht außerdem am Ende jeder E-Mail, die das Portal verschickt.

Fragen, die hier nicht beantwortet werden, gehen an sportwart@wkbv-bowling.de.

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1. Was das Portal kann

Das Vereinsportal ersetzt die früheren PDF- und Excel-Formulare. Alles, was ein Verein oder Club im Lauf eines Sportjahres an die Sektion Bowling meldet, läuft über dieselbe Anmeldung:

Jede abgegebene Meldung geht als Bestätigungs-E-Mail an den Sportwart und an die im Profil hinterlegte Adresse. Diese Mail ist der Beleg – bitte aufbewahren.

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2. Anmelden

Der Weg hinein. Der Verband verlinkt das Verwaltungsportal der Sektion Bowling. Dessen Startseite zeigt vier Bereiche; für Vereine und Clubs ist die erste Kachel zuständig: Vereine und Clubs. Die übrigen Bereiche (Ligaleiter, Schiedsrichter, Verwaltung/Administration) haben eigene Zugänge – wer sich dort anzumelden versucht, kommt mit den Vereinsdaten nicht hinein.

Jede Kachel öffnet ihren Bereich in einem neuen Tab. Die Übersicht bleibt also stehen; wer sich vergriffen hat, schließt den neuen Tab und nimmt die richtige Kachel.

Ältere Lesezeichen führen weiterhin ans Ziel: Sie werden automatisch auf die neue Adresse umgeleitet. Wer mag, legt sein Lesezeichen bei Gelegenheit neu an.

Auf der Anmeldeseite steht ein einziges Auswahlfeld: Verein oder Club.

Die Vereine stehen als Gruppenüberschrift, darunter eingerückt ihre Clubs. Zwei Arten von Zugängen sind möglich:

• Vereins-Zugang – die Zeile „Vereinsname – Verein, alle Clubs". Damit lassen sich alle Clubs des Vereins bearbeiten; nach dem Anmelden wird oben gewählt, um welchen Club es gerade geht.
• Club-Zugang – die Zeile mit dem Clubnamen. Der Club steht damit fest, eine Auswahl entfällt. Ein Club-Zugang darf nur einen Teil der Aufgaben erledigen, siehe Abschnitt 13.

In kleinen Vereinen ist dieselbe Person beides. Dann einfach den Vereins-Zugang benutzen – er kann alles, was der Club-Zugang kann, und mehr.

Kein Zugang vorhanden oder Verein fehlt in der Liste? E-Mail an sportwart@wkbv-bowling.de. Zugänge und Erstpasswörter vergibt der Verband.

Automatische Abmeldung. Nach 30 Minuten ohne Aktivität meldet das Portal automatisch ab; beim nächsten Aufruf steht ein entsprechender Hinweis. Angefangene, noch nicht abgeschickte Formulare gehen dabei verloren – längere Pausen also besser nach dem Speichern einlegen.

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3. Passwort

Erstes Passwort. Der Verband vergibt ein Initialpasswort und verschickt es per E-Mail. Beim ersten Anmelden verlangt das Portal sofort ein eigenes Passwort; das Initialpasswort lässt sich danach nicht mehr verwenden.

Bei einem Club geht diese Mail in Kopie an den Vereinssportwart. Das steht auch in der Mail selbst. Für den Verein ist es nur eine Information – dass der Club jetzt einen eigenen Zugang hat und selbst die Sammelliste pflegt. Das Passwort gehört dem Clubsportwart; der Verein soll es nicht ausprobieren, denn wer sich als Erster anmeldet, vergibt das neue Passwort und sperrt damit die anderen aus.

Anforderungen. Mindestens 8 Zeichen, dabei mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen.

Gültigkeit. Spätestens nach einem Jahr verlangt das Portal ein neues Passwort. Es leitet dann von selbst auf die Profilseite; erst nach dem Wechsel geht es weiter.

Nach dem Wechsel. Ist das neue Passwort gespeichert, steht eine Bestätigung mit einem Zähler auf der Seite; nach fünf Sekunden geht es von selbst zur Übersicht. Wer nicht warten möchte, nimmt den Link daneben.

Passwort vergessen. Auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?" klicken. Die Mail mit dem Link kommt von sportwart@wkbv-bowling.de – eine Antwort darauf erreicht also einen Menschen. Das Portal schickt einen Link an die hinterlegte Kontaktadresse. Der Link gilt nur kurz und nur einmal. Ist keine Adresse hinterlegt, hilft nur der Sportwart – deshalb lohnt es sich, die Adresse im Profil aktuell zu halten.

Wenn der Verband bei einer Frage mitschaut. Für den Support kann der Verband das Portal mit den Augen eures Zugangs ansehen – etwa wenn ihr anruft, weil eine Kachel grau ist. Diese Ansicht ist nur lesend: Es wird nichts gespeichert und nichts verschickt. Euer Passwort wird dabei nicht angesehen, nicht geändert und nicht gebraucht – an eurem Zugang ändert sich nichts.

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4. Die Übersichtsseite

Nach dem Anmelden erscheint die Übersicht. Beim Vereins-Zugang zuerst oben den Club auswählen – erst dann werden die Kacheln anklickbar.

Die Kacheln zeigen ihren Zustand selbst an. Eine graue Kachel heißt immer: „geht gerade nicht", und der Text darunter sagt, warum:

• Ligameldung – der Meldeschluss ist vorbei.
• Ranglistenkarten – das Bestellfenster hat noch nicht begonnen.
• Spieler-Sammelliste – der Club ist noch nicht in die Ligen eingeteilt.
• Notfallspieler – der Club hat keine Bundesligamannschaft.
• Alle Kacheln – es ist noch kein Club ausgewählt.

Eine Ausnahme ist Vereins-Angaben: Diese Kachel ist nie grau, denn sie betrifft den Verein als Ganzes und braucht keinen ausgewählten Club.

Beim Club-Zugang fehlen die Kacheln, die dem Verein vorbehalten sind. Stattdessen steht darunter eine Zeile, welche Meldungen der Verein abgibt.

Fehlt im Profil noch eine E-Mail-Adresse, steht ganz oben ein Hinweis darauf.

Die Linkleiste in der Kopfzeile. Unter „WKBV Bowling | Vereinsportal" steht eine Zeile mit denselben Zielen wie die Kacheln: Übersicht, Ligameldung, Ranglistenkarten, Sammelliste, Notfallspieler, Vereins-Angaben, Club-Angaben. Sie steht auf jeder Seite und erspart den Umweg über die Übersicht, wenn von einer Meldung zur nächsten gewechselt wird. Die Seite, auf der man gerade ist, ist darin hervorgehoben.

Solange kein Club ausgewählt ist, sind die Einträge grau, die einen Club brauchen – der Grund erscheint, wenn man mit der Maus darauf zeigt. Ein Club-Zugang sieht nur die Einträge, die er auch benutzen darf.

Ganz oben, in der schmalen blauen Leiste, steht links neben Datum und Versionskennung der Weg zurück: „‹ Zurück zum Verwaltungsportal". Er ist auf jeder Seite da, auch vor der Anmeldung.

Rechts in der Kopfzeile steht der Name des angemeldeten Zugangs mit seiner E-Mail-Adresse – beim Vereins-Zugang der Vereinsname, beim Club-Zugang der Clubname. So ist auf einen Blick zu sehen, mit welchem Zugang man arbeitet.

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5. Ligameldung

Zweck. Dem Verband melden, mit wie vielen Mannschaften der Club im kommenden Sportjahr in welchen Ligen antritt.

Wer. Nur der Vereins-Zugang. Die Meldung ist gebührenpflichtig (25,00 EUR je Mannschaft); die Rechnung geht an den Rechnungsempfänger, der in der Meldung eingetragen wird – nicht automatisch an den Verein.

Frist. Bis einschließlich 19.07.2026. Danach ist die Seite geschlossen.

Ablauf in vier Schritten

Schritt 1 – Geschlecht und Anzahl. Zuerst Damen oder Herren wählen und die Anzahl der Mannschaften für dieses Geschlecht. Beides wird nacheinander gemeldet; nach der ersten Meldung fragt das Portal von selbst nach der zweiten.

Schritt 2 – Dateneingabe. Hier steht der eigentliche Meldebogen:

• Mannschaften / Liga / MIX-Team – je Mannschaft die Nummer (1, 2, 3 …), die gewünschte Liga und bei den Herren, ob es ein MIX-Team ist. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden; das Portal weist Doppelte ab, ohne die übrigen Eingaben zu verlieren.
• Verantwortlicher Sportwart – wer für diese Meldung geradesteht.
• Ligaleiter benennen – wird kein Ligaleiter benannt, fällt eine Strafgebühr von 50,00 EUR an. Ab mehr als drei gemeldeten Mannschaften ist ein zweiter Kandidat zu benennen. Wer keinen stellen kann, setzt das Häkchen „Wir melden keinen Ligaleiter".
• Rechnungsadresse – Anschrift und E-Mail des Rechnungsempfängers. Genau dorthin geht die Rechnung, ausschließlich per E-Mail; soll sie an den Verein gehen, muss hier die Vereinsanschrift stehen.
• Durchführungsbestimmungen – der Link führt zum aktuellen PDF. Ohne das Häkchen geht es nicht weiter.

Wurde für denselben Club schon einmal gemeldet, steht oben eine Warnung mit Datum und Uhrzeit: die neue Meldung ersetzt die alte vollständig.

Aus einer vorherigen Meldung derselben Sitzung lassen sich Sportwart und Rechnungsadresse per Knopfdruck übernehmen.

Schritt 3 – Überprüfung. Alle Angaben noch einmal im Überblick. Über „Eingaben ändern" geht es zurück ins Formular. Erst der Knopf auf dieser Seite gibt die Meldung verbindlich ab.

Schritt 4 – Fertig. Bestätigung am Bildschirm, Bestätigungsmail an Sportwart und Verein.

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6. Ranglistenkarten bestellen

Zweck. Für jeden Spieler festlegen, ob er im kommenden Sportjahr eine Ranglistenkarte bekommt. Ohne Ranglistenkarte kein Spielrecht.

Wer. Nur der Vereins-Zugang (25,00 EUR je Karte für Erwachsene, Jugend kostenfrei; die Rechnung geht an den Rechnungsempfänger, der in der Bestellung eingetragen wird).

Wann. Ab 01.07.2026, danach ohne Frist.

Ablauf in drei Schritten

Schritt 1 – Bestellung.

• E-Mail des Bestellers, Rechnungsadresse und – falls abweichend – eine eigene Versandadresse (Häkchen setzen, dann erscheint das Feld).
• Spieler / Ranglistenkarte – die Liste aller Spieler des Clubs. Je Spieler genau einer von vier Status, vorbelegt ist „nein":

  Status	Bedeutung
  ja	Karte wird bestellt
  nein	keine Karte in diesem Sportjahr
  verstorben	Spieler ist verstorben
  Austritt	Spieler hat den Club verlassen

  „verstorben" und „Austritt" sind keine Bestellung, gehören aber in die Meldung: Nur so wird der Bestand beim Verband korrekt fortgeschrieben. Die Spalte Jugend („J") zeigt an, wer nach Altersklasse zur Jugend zählt.

• Neumitglieder – Spieler, die noch nicht in der Liste stehen. Zuerst die Anzahl wählen, dann je Person Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, EDV-Nummer (falls schon bekannt) und ob eine Karte bestellt wird. Bis zu zehn Neumitglieder je Bestellung.

Schritt 2 – Überprüfung. Aufgelistet werden nur Spieler mit „ja", „verstorben" oder „Austritt". Steht dort nichts, wurde kein Status gesetzt.

Schritt 3 – Fertig. Bestätigung und Bestätigungsmail mit der vollständigen Liste.

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7. Spieler-Sammelliste

Zweck. Ersetzt das ausfüllbare PDF „Spieler-Sammel-Liste zum Vorab ausfüllen". Je Mannschaft werden die Spieler benannt, die am ersten Starttag antreten und ihre Ranglistenkarte vorlegen können. Der Ligaleiter hakt am Spieltag auf dem ausgedruckten Blatt ab.

Die Liste erspart am Spieltag Tipparbeit. Seit Version 0.152 erfasst der Ligaleiter die Ergebnisse im Portal, und die hier benannten Spieler stehen dort gleich als Kader bereit. Eine gepflegte Liste ist damit nicht nur für den Kartenabgleich gut. Wer trotzdem kurzfristig einspringt, wird vom Ligaleiter ergänzt – dafür muss hier nichts nachgetragen werden.

Wer. Vereins-Zugang und Club-Zugang.

Voraussetzung. Die Mannschaften kommen aus der Ligaeinteilung, nicht aus der Ligameldung – denn auf den Zettel gehört nicht „drei Herrenteams", sondern „Blau-Weiss Stuttgart 3 MIX – Herren Landesliga 1". Solange die Einteilung nicht steht, bleibt die Kachel grau.

Bundesligamannschaften erscheinen hier nicht. Sie spielen keine WKBV-Liga. Clubs mit einem Bundesligateam bekommen dazu einen Hinweis auf der Seite.

Bedienung

Die Übersicht zeigt alle eingeteilten Mannschaften mit Liga und dem Vermerk, ob schon etwas eingetragen ist.

• Bearbeiten öffnet das Blatt einer Mannschaft:
  • Mannschaftsführer – Name, Mobilnummer, E-Mail. Freiwillig, aber am Spieltag hilfreich.
  • Spieler – zur Auswahl stehen die Spieler des Clubs mit Ranglistenkarte. Keine Trennung nach Damen und Herren, es gibt Mixed-Mannschaften. Derselbe Spieler darf auf den Listen mehrerer Mannschaften desselben Clubs stehen (zwischen 2., 3. und 4. wird gewechselt) – innerhalb einer Mannschaft nicht.
  • „Liste speichern" sichert den Stand. Die Liste ist ein Arbeitsblatt: Sie darf über Tage wachsen und lässt sich beliebig oft ändern. Es gibt bewusst kein „verbindlich absenden".
• PDF druckt das Blatt dieser einen Mannschaft.
• Alle Mannschaften als PDF druckt alle Blätter auf einmal.
• Bestätigung per E-Mail schickt den aktuellen Stand an die Profiladresse, mit Kopie an Ligenbetreuer und Sportwart und allen Blättern im Anhang.

Liga- und Mannschaftsname werden nicht mitgespeichert, sondern bei jeder Anzeige frisch aus der Einteilung geholt. Korrigiert der Ligenbetreuer etwas, zieht die Sammelliste automatisch mit.

Wer erst während der Runde dazukommt, muss nicht nachgetragen werden – dafür gibt es die Spielrechtsprüfung.

Es kann eine Erinnerung kommen. Vor dem ersten Starttag sieht die Sektion, bei welchen Mannschaften noch kein Spieler benannt ist, und schreibt die betroffenen Clubs an – eine E-Mail je Club, mit den offenen Mannschaften darin. Hat der Club einen eigenen Zugang, geht sie an seine Adresse; sonst an den Verein, der sich anmeldet und den Club auswählt, mit dem Club in Kopie. In der Mail steht auch, warum sie diesen Weg genommen hat.

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8. Notfallspieler anmelden

Zweck. Einen Spieler des Clubs als Aushilfe für die eigene Bundesligamannschaft an einem bestimmten Spielwochenende anmelden.

Wer. Nur Clubs mit Bundesligamannschaft. Für alle anderen ist die Kachel grau. Vereins- und Club-Zugang dürfen das gleichermaßen.

Ablauf in drei Schritten: Spieler aus der Liste wählen, Spielwochenende wählen, Clubsportwart eintragen → Überprüfung → verbindlich anmelden. Die Anmeldung geht an Ligenbetreuer, Sportwart und an die eigene Profiladresse.

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9. Vereins-Angaben

Zweck. Hinterlegen, wer den Verein führt und wer für den Sport zuständig ist. Aus diesen Angaben entstehen die Mailverteiler des Verbandes: Post an vereins_vorsitzende@wkbv-bowling.de erreicht den Vorsitz aller Vereine, Post an vereins_sportwarte@wkbv-bowling.de alle Vereinssportwarte. Wer hier keine E-Mail-Adresse einträgt, steht in keinem der beiden Verteiler und bekommt die Rundschreiben nicht.

Wer. Nur der Vereins-Zugang. Ein Club-Zugang sieht diese Seite nicht – wer für den Verein spricht, bestimmt der Verein.

Zwei Ämter, zwei Adressen. Vorsitz und Sportwart werden getrennt erfasst, weil es meist zwei verschiedene Personen sind. Ist es dieselbe, wird sie schlicht zweimal eingetragen.

Gespeichert werden kann, sobald der Sportwart vollständig ist. Fehlt der Vorsitz, bleibt oben ein Hinweis stehen, bis er nachgetragen ist.

Nicht zu verwechseln. Die E-Mail-Adresse unter Profil ist eine dritte: Sie gehört dem Zugang und ist die Adresse für Bestätigungsmails und für „Passwort vergessen". Sie darf dieselbe sein wie die des Sportwarts, muss es aber nicht. Eine Änderung hier ändert die Adresse des Zugangs also nicht, und umgekehrt.

Bestätigung. Wie bei den Club-Angaben: ein Knopf, mit dem sich die Angaben als weiterhin richtig bestätigen lassen, ohne etwas zu ändern. Die Bestätigung läuft nach einem Jahr ab.

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10. Club-Angaben

Zweck. Die Kontaktdaten des Clubsportwarts pflegen – damit Verband und Ligenbetreuer wissen, wen sie im Club erreichen.

Wer. Vereins-Zugang und Club-Zugang.

Felder: Vorname, Nachname (erforderlich), E-Mail (erforderlich).

Bestätigung. Unter den Feldern steht ein Knopf, mit dem sich die Angaben als weiterhin richtig bestätigen lassen, ohne etwas zu ändern. Diese Bestätigung läuft nach einem Jahr ab; die Kachel auf der Übersicht bittet dann um eine kurze Prüfung. Sinn der Sache: Eine veraltete Adresse fällt sonst erst auf, wenn sie gebraucht wird.

Ändert ein Club-Zugang hier seine E-Mail-Adresse, ist das zugleich die Adresse des Zugangs – Passwort-Reset und Bestätigungsmails gehen danach dorthin.

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11. Profil

Erreichbar über die Kopfzeile, für Vereins- und Club-Zugang.

• Ligameldungen / Ranglistenkarten / Notfallspieler – was der eigene Verein in diesem Sportjahr abgegeben hat, mit Datum. Gut zum Nachsehen, ob eine Meldung angekommen ist.
• E-Mail-Adresse – die Kontaktadresse dieses Zugangs. Sie ist die Adresse für Bestätigungen und für „Passwort vergessen". Ohne sie gibt es keinen Weg zurück ins Portal außer über den Sportwart. Sie gehört dem Zugang, nicht einer Person: Die Adressen von Vorsitz und Sportwart, aus denen die Verteiler des Verbandes entstehen, stehen unter Vereins-Angaben (Vereins-Zugang) beziehungsweise unter Club-Angaben (Club-Zugang).
• Passwort ändern – aktuelles Passwort, neues Passwort, Wiederholung. Nach dem Speichern geht es nach fünf Sekunden von selbst zur Übersicht zurück.

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12. Spielrechtsprüfung

Erreichbar unter /spielrecht, ohne Anmeldung – auf der Startseite des Verwaltungsportals steht sie unter „Ohne Anmeldung" als eigene Kachel. Gedacht für Ligaleiter und Schiedsrichter am Spieltag, aber für jeden nutzbar.

Wer nichts tun muss: alle. Beim Umbau ist das ganze Portal in ein anderes Verzeichnis gezogen, die Adresse der Spielrechtsprüfung also mit. Die alte leitet dauerhaft auf die neue weiter – die App auf dem Startbildschirm und der QR-Code aus der Ligaleiter-Schulung funktionieren unverändert weiter, ohne dass sie jemand neu einrichtet.

Eingegeben wird eine EDV-Nummer oder ein Name (mindestens einige Zeichen); ausgegeben werden die Daten der aktuellen Ranglistenkarte – Club, RL-Klasse, Schnitt. Bei mehreren Namenstreffern erscheint zuerst eine Trefferliste.

Die Seite lässt sich auf dem Handy als App auf dem Startbildschirm ablegen. Ein Ergebnis ist verlinkbar, der Zurück-Knopf des Browsers führt zurück zur Trefferliste.

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13. Verein oder Club – wer darf was?

Der Grund für die Trennung: Was Gebühren auslöst, entscheidet der Verein. Ligameldung, Ranglistenkarten und Meisterschaftsmeldung kosten Geld; dafür steht der Verein gerade, also gibt er sie ab. Wer die Rechnung bekommt, wird dabei je Meldung eingetragen und muss nicht der Verein sein.

Die Vereins-Angaben sind der einzige Punkt, der aus einem anderen Grund beim Verein liegt: Dort steht, wer für den ganzen Verein spricht – das legt der Verein selbst fest, nicht einer seiner Clubs. Seine eigenen Kontaktdaten pflegt jeder Club dagegen selbst.

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14. Wenn etwas nicht funktioniert

„Die Kachel ist grau." Kein Fehler. Der Text unter der Kachel nennt den Grund – meist fehlender Club, abgelaufene Frist oder eine noch nicht abgeschlossene Ligaeinteilung.

„Ich wurde mitten in der Eingabe abgemeldet." Nach 30 Minuten ohne Aktivität meldet das Portal ab. Zwischendurch speichern.

„Der Link aus meinem Lesezeichen zeigt, dass die Seite geschlossen ist." Richtig so: Fristen werden nicht nur durch graue Kacheln durchgesetzt, sondern auch beim direkten Aufruf.

„Ein Spieler fehlt in der Liste." In der RLK-Bestellung als Neumitglied erfassen. Fehlt er in der Sammelliste, hat er (noch) keine Ranglistenkarte.

„Unser Club steht nicht in der Auswahl." E-Mail an sportwart@wkbv-bowling.de.

„Mein Lesezeichen führt jetzt auf eine Seite mit vier Kacheln." Das ist die neue Startseite des Verwaltungsportals. Die Anmeldung für Vereine und Clubs steht dort hinter der ersten Kachel. Wer direkt dorthin will, legt das Lesezeichen von der Anmeldeseite aus neu an.

„Das Portal meldet Wartungsarbeiten." Es wird gerade daran gearbeitet. Bitte später erneut versuchen; die Sperre dauert in der Regel kurz.

„Ich habe versehentlich zweimal gemeldet." Bei der Ligameldung ersetzt die zweite Meldung die erste vollständig – es gilt also die zuletzt abgegebene Meldung. Im Zweifel den Sportwart informieren.

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15. Änderungen an diesem Handbuch

Dieses Handbuch wird bei jeder Portal-Änderung mitgepflegt. Weicht eine Beschreibung von dem ab, was auf dem Bildschirm steht, gilt der Bildschirm – und ein Hinweis an den Sportwart hilft, das Handbuch zu korrigieren.